O grande volume de papel armazenado pode te fazer chegar ao seguinte questionamento: por quanto tempo devo guardar documentos da empresa? Continue a leitura e confira como saber:
Consulte legislações e normas
O primeiro passo para determinar por quanto tempo os documentos da empresa devem ser guardados é consultar a legislação e as normas setoriais específicas para o seu ramo de atividade. Alguns setores têm regulamentações específicas que determinam o prazo de guarda de determinados tipos de documentos.
Identifique a importância e utilidade dos documentos
Além da legislação, é importante considerar a importância e a utilidade de cada tipo de documento para as operações e a gestão da empresa. Documentos como contratos, registros contábeis, comprovantes de pagamento e declarações fiscais geralmente precisam ser guardados por um período mais longo de tempo, enquanto outros podem ser descartados após um período determinado.
Tempo de guarda de documentos
Embora os prazos de guarda possam variar de acordo com a legislação e as necessidades específicas da empresa, existem alguns prazos mínimos recomendados para diversos tipos de documentos. Por exemplo, comprovantes de pagamento e recibos devem ser mantidos por pelo menos cinco anos, enquanto registros contábeis e fiscais devem ser guardados por um período mínimo de 5 a 10 anos.
Armazenamento de documentos
Independentemente do período de guarda, é importante garantir a segurança e a confidencialidade dos documentos da empresa. Isso pode incluir medidas como armazenamento seguro em arquivos físicos ou digitais, controle de acesso restrito e proteção contra roubos, incêndios e desastres naturais. Pensando em todos esses fatores, o self storage é uma boa opção para garantir que os documentos da empresa fiquem guardados em segurança por todo o período necessário sem a ocupação indesejada de áreas úteis.
Descarte adequado de documentos
Vale a pena lembrar que, ao final do período de guarda, é importante realizar o descarte adequado dos documentos, seguindo as diretrizes estabelecidas pela legislação e as melhores práticas de segurança e proteção de dados. Isso pode incluir a destruição física dos documentos ou a eliminação segura de arquivos digitais.
Self storage no Brasil
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